AVG

Rond de inhuur van externen, zoals uitzendkrachten, detacheringskrachten en ZZP’ers, worden veel persoonsgegevens verzameld en gedeeld – binnen en buiten de eigen organisatie. Deels worden deze gegevens verzameld vanuit het wervingsproces, maar ook vanuit interne regelgeving en wettelijke verplichtingen. Om die reden is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de wet- en regelgeving op het gebied van privacy en te voldoen aan de eisen die de Algemene verordening persoonsgegevens (AVG) stelt. Met de komst van de AVG zijn er namelijk veel zaken die moeten worden geregeld en vastgelegd rondom de verwerking en de beveiliging van persoonsgegevens.

BOETES

De toezichthouder controleert sinds 25 mei gericht en steekproefsgewijs de naleving van de wet en kan forse boetes opleggen. Opdrachtgevers stellen steeds strengere eisen aan hun interne en externe leveranciers op het gebied van de bescherming van privacy. Geen aantoonbaar en actief privacy beleid? Dan doen we ook geen zaken. Daarnaast is het privacy bewustzijn bij klanten, kandidaten en burgers enorm toegenomen. Het geeft je een voorsprong als je medewerkers, kandidaten, directie, aandeelhouders, opdrachtgevers en partners er vertrouwen in hebben dat er zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens die aan de organisatie zijn toevertrouwd.

BIJ WIE LIGT DE VERANTWOORDELIJKHEID?

In onze praktijk zien wij helaas nog weinig specifieke aandacht voor de AVG en externe inhuur. Vaak wordt dit vergeten doordat er geen duidelijke eigenaar van externe inhuur is. De organisatie denkt dat de leveranciers van de externe inhuurkrachten dit moeten regelen en verantwoordelijk zijn of er is simpelweg niet aan gedacht. Het is belangrijk om de processen voor AVG en externe inhuur goed in te richten en voldoende maatregelen te treffen, er worden namelijk over het algemeen veel gegevens vrij gemakkelijk met elkaar gedeeld. Dus ook hier is het heel belangrijk om de privacy huishouding goed op orde te hebben.

BELANGRIJKE VRAGEN

Maar hoe begin je daarmee? Vragen die een organisatie zich zou moeten stellen zijn: Is het register van gegevensverwerkingen helemaal up-to-date, wat moet er bijgehouden worden in zo’n register? Zijn de bewaartermijnen vastgesteld en worden deze ook nageleefd? Wordt er bij nieuwe projecten al vanaf de start rekening gehouden met de regels rond gegevensbescherming? Worden er niet meer gegevens verzameld dan strikt noodzakelijk? Is de toestemming van kandidaten nu echt goed geregeld? Is er inzicht en grip op verzoeken om inzage van bewaarde gegevens en verzoeken om vergeten te worden? Wat te doen als een kandidaat een klacht heeft over de wijze waarop zijn persoonsgegevens worden verwerkt?

 

Kortom; ook bij externe inhuur komt er veel kijken met betrekking tot de AVG voor een organisatie. Een aantal organisaties zijn met dit punt aan de slag gegaan, maar de meesten hebben nog niet alles rondom de AVG en externe inhuur volledig geregeld. Mocht dit het geval zijn voor jouw organisatie dan kunnen WVN Consultancy in samenwerking met Expert in Privacy hierin adviseren. Middels een scan wordt er een plan opgesteld om de inhuur van extern personeel ook bij jouw organisatie compliant te krijgen met de AVG.

 

Voor meer informatie; neem contact op met Anton Roozenbeek of Wim van Nieuwenhuizen 085-4017688